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Todas las obligaciones legales de una empresa

Comprender y cumplir con las obligaciones legales que tiene una empresa es más crucial que nunca. Este artículo ofrece una guía exhaustiva que abarca desde la adaptación a normativas específicas hasta la implementación de protocolos esenciales para garantizar el cumplimiento normativo de las empresas. Además, abordaremos qué medidas tomar para evitar sanciones por las autoridades competentes, entre otros temas fundamentales. Prepárate para descubrir cómo cumplir con estas responsabilidades legales con transparencia y seguridad, asegurando no solo el cumplimiento normativo sino también la excelencia operativa.

¿Cuáles son las obligaciones legales de una empresa?

Las obligaciones legales de una empresa pueden ser un desafío, independientemente de su tamaño o sector. Estas obligaciones abarcan desde cumplir con la normativa vigente en protección de datos, numerosas obligaciones laborales (compliance laboral) hasta protocolos de seguridad y medidas de igualdad, cada una con sus propios requisitos y sanciones en caso de incumplimiento.

El cumplimiento de estas obligaciones no solo es fundamental para evitar sanciones, sino que también juega un papel crucial en la construcción de un entorno laboral, ético y seguro. Analizaremos desde los protocolos de desconexión digital hasta la implementación de planes de igualdad, pasando por la adaptación a la normativa en protección de datos y mucho más. Además, proporcionaremos orientación sobre cómo determinar cuáles de estas obligaciones aplican específicamente a tu empresa y los pasos a seguir para garantizar su cumplimiento.

Entender estas responsabilidades es solo el comienzo. Implementarlas de manera efectiva no solo mejora la reputación social de tu empresa, sino que también asegura un marco de trabajo en conformidad con la ley. Prepárate para adentrarte en este viaje por el cumplimiento normativo, donde despejamos todas tus dudas y te equiparemos con el conocimiento necesario para navegar con éxito por este aspecto fundamental de la gestión empresarial.

Vamos a hablar de cada una de las obligaciones de una empresa, especificaremos si son para compañías con más de 50 personas trabajadoras o si es obligatorio también para empresas con menos de este número de empleados y empleadas.

obligaciones legales de una empresa

Adaptación RGPD

La adaptación a la normativa en protección de datos (LOPD) es una tarea continua y dinámica para las empresas, ya que las regulaciones y requisitos pueden evolucionar para adaptarse a los nuevos desafíos y tecnologías.

Cada año pueden surgir cambios o actualizaciones normativas que introducen nuevas obligaciones para las empresas en lo que respecta al tratamiento de datos personales.

Específicamente, este 2024 se han producido modificaciones como lo son las nuevas obligaciones en materia de cookies exigidas por la Agencia Española de Protección de Datos mediante la modificación de su guía sobre cookies. A todo ello, hay que sumarle las recientes normativas que, en breve, serán de aplicación y que afectarán directamente al tratamiento de datos personales, como por ejemplo el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial o la NIS2, entre otras. Todo ello obliga a las empresas a actualizar y revisar constantemente sus medidas de seguridad, técnicas y organizativas, así como sus políticas y procedimientos de protección de datos.

Cumplir con la normativa vigente en protección de datos es OBLIGATORIA para todos los autónomos y empresas, es decir, tanto aquellas que cuenten con 50 personas trabajadoras como las que cuenten con una plantilla inferior a 50 personas trabajadoras.

Adaptacion RGPD

Fichajes y registro de la jornada laboral

El Registro de Jornada obliga a las empresas a llevar un control detallado de las horas de trabajo de la plantilla, marcando el inicio y fin de su jornada laboral. Este registro no solo promueve la transparencia y el cumplimiento de los horarios laborales pactados, sino que también contribuye a evitar la realización de horas extras no compensadas, fomentando un equilibrio entre la vida laboral y personal.

Recientemente, han surgido actualizaciones en la normativa que adaptan el registro a los actuales entornos de trabajo, como el teletrabajo. Un cambio notable en 2024 ha sido la prohibición del fichaje con datos biométricos en empresas, respondiendo a preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de las categorías especiales de datos personales (un dato biométrico, como la huella dactilar, es una categoría especial de datos personales que requieren de una especial protección) de las personas trabajadoras.

El registro de la jornada laboral es algo OBLIGATORIO para empresas tanto a partir de 50 personas trabajadoras como las empresas con menos de 50 personas trabajadoras.

registro de la jornada laboral

Registro retributivo obligatorio

El Registro Retributivo es una obligación legal que busca promover la igualdad efectiva de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito laboral, así como la transparencia en la estructura salarial dentro de las empresas. Este registro debe contener información detallada sobre los niveles de remuneración en la empresa, desglosados por sexo, grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Se han intensificado las inspecciones para verificar el cumplimiento de esta obligación, y las empresas que no dispongan de un Registro Retributivo actualizado y acorde a la normativa pueden enfrentarse a sanciones desde. 751 € a 7.500 €. Además, si se estima que existe discriminación directa o indirecta en materia retributiva, la tipificación de la falta seria de muy grave, pudiendo estar sancionada a partir de los 7.501€ a 225.018€.

Este requisito es OBLIGATORIO para todas las empresas, independientemente de su tamaño, lo que subraya la importancia de la igualdad de remuneración como un principio fundamental en el mundo laboral actual.

registro retributivo obligatorio

Protocolo de Prevención y Actuación contra el Acoso

La implementación de un Protocolo de Prevención y Actuación contra el Acoso es obligatoria para todas las empresas, sin importar su tamaño. Este protocolo abarca el acoso sexual, por razón de sexo, incluyendo el ciberacoso o acoso virtual, y es fundamental para la protección de la persona trabajadora.

No contar con este protocolo puede acarrear sanciones económicas, que pueden oscilar entre 7,501 y 225,018 euros, subrayando la importancia de mantener un ambiente de trabajo seguro y respetuoso para tu equipo.

protocolo antiacoso laboral

Plan de prevención de riesgos laborales

El Plan de Prevención de Riesgos Laborales es obligatorio para todas las empresas que tengan al menos una persona trabajadora contratada, independientemente de la cantidad de empleados o los servicios que ofrezcan. Este requisito, vigente desde 1995, subraya la responsabilidad del empresario de asegurar un ambiente laboral seguro, pudiendo delegar esta gestión a empresas especializadas.

La ley de prevención de riesgos laborales contempla diferentes sanciones para las empresas que no la cumplan según su gravedad: leves (45€ a 2.450€), graves (2.451€ a 49.180€€) y muy graves (desde 49.181€ hasta 983.736€ € en adelante). Las multas por incumplimiento de seguridad y salud en el trabajo de las que hablamos oscilan entre los 45 y 983.736 euros.

ley de prevencion de riesgos laborales

Desconexión digital fuera el horario de trabajo

El derecho a la desconexión digital asegura que los empleados no estén obligados a utilizar dispositivos electrónicos relacionados con el trabajo fuera de su horario laboral, promoviendo así un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Independientemente del número de personas trabajadoras, todas las empresas están obligadas a respetar este derecho. Así, será obligatorio negociar y aprobar un protocolo de desconexión digital.

El incumplimiento podría ser sancionado con multas que varían entre 751 y 7,500 euros, según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, enfatizando la seriedad con la que se toma la protección de la desconexión fuera de trabajo.

Si además de incumplir la medida, se prueba que existe ciberacoso o acoso laboral a la persona trabajadora, la multa podría alcanzar más de 250.000 euros.

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Acuerdo de teletrabajo

La Ley de Teletrabajo, adaptada a las necesidades actuales, establece sanciones más severas para empresas que no formalicen acuerdos de teletrabajo. Es obligatorio que estos acuerdos se realicen por escrito, ya sea en el contrato inicial o como un anexo posterior, antes de comenzar el teletrabajo. Además, se subraya que la solicitud de teletrabajo por parte de los empleados debe justificarse adecuadamente, equilibrando las necesidades de la empresa y del trabajador o trabajadora.

Las sanciones por no elaborar un acuerdo de teletrabajo conforme a la normativa oscilan entre 751€ y 225.018€, según la gravedad de los hechos

acuerdo de teletrabajo en mi empresa

Sensibilización y formación contra violencias sexuales

De acuerdo con la Ley Orgánica 10/2022, todas las empresas tienen el deber de impulsar programas de sensibilización y educación para combatir las violencias sexuales, dirigidos a su totalidad de empleados.

Este esfuerzo busca no solo prevenir el acoso sexual y por razón de sexo, sino también fortalecer la integridad moral y la libertad sexual en el ambiente laboral. Estas acciones son esenciales para crear un entorno de trabajo seguro y respetuoso para todos y todas.

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Plan de Igualdad obligatorio

Los Planes de Igualdad son requisitos normativos esenciales para promover la igualdad de género dentro de las empresas. Su objetivo es garantizar un trato y oportunidades equitativas para la plantilla, independientemente de su género.La negociación, elaboración y registro de un plan de igualdad es obligatorio para todas las empresas a partir de 50 personas trabajadoras.

Las empresas que no implementen adecuadamente estos planes enfrentan sanciones económicas significativas, que pueden variar entre 7.501€ y 225.018 euros. Además, incumplir con esta obligación puede resultar en la pérdida de beneficios como ayudas y bonificaciones por parte de la administración pública.

que es un plan de igualdad

Auditoría Retributiva

La Auditoría Retributiva se enfoca en analizar de forma exhaustiva el sistema de salarios dentro de una empresa, con el fin de asegurar que cumple con la igualdad de remuneración entre hombres y mujeres. Este proceso es crucial para identificar y corregir desigualdades salariales.

Empresas a partir de 50 personas trabajadoras deben integrar esta auditoría dentro de su Plan de Igualdad junto con la valoración de puestos de trabajo, conforme a las regulaciones vigentes. Este requisito busca promover una cultura de transparencia y equidad salarial, garantizando prácticas justas en el ambiente laboral.

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Ley de discapacidad en el trabajo

La integración laboral de personas con discapacidad es un aspecto fundamental para las empresas con 50 o más personas trabajadoras, quienes deben asegurar que al menos el 2% de su plantilla esté compuesta por personas con discapacidad.

La ley de discapacidad en el trabajo no solo fomenta la inclusión, sino que también facilita la integración laboral de este colectivo. Incumplir esta obligación se considera una falta grave, con sanciones económicas que varían entre 751 y 7,500 euros, según la legislación vigente en materia de infracciones y sanciones en el orden social.

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Protocolo LGTBI en empresas

El protocolo LGTBI es una de las normaticvas para empresas más recientes. Desde marzo de 2024, se exige a las empresas con más de 50 personas trabajadoras la implementación de un Plan LGTBI, que debe incluir protocolos contra el acoso o violencia LGTBI, con el objetivo de promover un ambiente laboral inclusivo.

El no cumplimiento de esta normativa puede conllevar sanciones económicas, con multas que oscilan entre 200€ y 150,000€, subrayando la seriedad de garantizar la igualdad y protección de las personas LGTBI en el entorno laboral.

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Sistema interno de información

En el ámbito privado, las empresas con 50 o más personas trabajadoras deben contar con un Sistema Interno de Información. Este sistema facilita la comunicación de posibles infracciones y establece un procedimiento para su gestión y seguimiento, incluyendo un registro confidencial de las informaciones y las investigaciones internas derivadas.

La ausencia de este sistema puede llevar a sanciones severas: las multas varían desde 30,001 hasta 300,000 euros para personas físicas, y entre 600,001 y 1,000,000 de euros para personas jurídicas, subrayando la importancia de cumplir con esta obligación para garantizar la transparencia y la justicia interna.

sistema interno de información

Memoria de sostenibilidad para renovar el Sello RSA

La presentación de una Memoria de Sostenibilidad se ha convertido en un requisito obligatorio para las empresas con más de 50 personas trabajadoras que busquen renovar el Sello RSA Aragón, un reconocimiento de responsabilidad social y ambiental. Este documento debe reflejar las acciones y políticas implementadas por la empresa en materia de sostenibilidad, demostrando su compromiso con prácticas empresariales responsables y sostenibles.

Este enfoque no solo ayuda a las empresas a destacarse por su compromiso con el medio ambiente y la sociedad, sino que también fomenta una cultura corporativa centrada en la responsabilidad social, siendo un paso esencial para las organizaciones que buscan liderar con el ejemplo en sostenibilidad.

rsa aragon

Resumen de obligaciones para empresas: 50 o más personas trabajadoras y menos de 50

Para hacer un resumen estas obligaciones, nuestro equipo del área legal ha preparado una tabla en la que indica cada obligación legal existente y si tu empresa está sujeta a ella:

resumen obligaciones legales de una empresa

Te ayudamos a cumplir con las obligaciones de una empresa

En ESI Soluciones, nuestra especialidad como consultora jurídica para empresas es ayudarte a cumplir con determinadas obligaciones legales que tiene una empresa, garantizando que estés al tanto de todas las normativas aplicables y que puedas anticiparte a posibles sanciones.

Con nuestra experiencia, te ayudamos a prevenir posibles sanciones, proporcionando estrategias y soluciones personalizadas para asegurar el cumplimiento normativo de tu empresa de manera efectiva.

Contacta con nuestro equipo experto en cumplimiento normativo llamando al 976 300 140 o rellena nuestro formulario de contacto.

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