En el marco de las recientes normativas sobre la prohibición del uso de datos biométricos para fichar, muchas empresas y empleados tienen preguntas sobre cómo adaptarse a estos cambios y qué alternativas están disponibles. Esta sección de Preguntas Frecuentes está diseñada para proporcionar información clara y detallada sobre las opciones disponibles, las regulaciones vigentes, y cómo las soluciones tecnológicas pueden ayudar en este proceso de transición.
Aquí encontrarás respuestas a las inquietudes más comunes relacionadas con la prohibición del fichaje mediante datos biométricos, consejos sobre cómo implementar nuevos sistemas de control de asistencia y detalles sobre el apoyo gubernamental disponible, como el programa Kit Digital.
¿Qué cambio ha realizado la Agencia Española de Protección de Datos respecto al uso de datos biométricos?
Con la publicación de la nueva guía, la Agencia Española de Protección de Datos ha cambiado el criterio que permitía la utilización de datos biométricos para el registro de jornada y el control de acceso. Se recuerda que los datos biométricos son considerados datos sensibles, los cuales solo se pueden manejar si se cumplen con alguna de las excepciones previstas en el Reglamento.
¿Cuál era la posición anterior de la Agencia sobre el tratamiento de datos biométricos y cuál es la actual?
Hasta la publicación de esta Guía, la Agencia indicaba que el tratamiento de los datos biométricos estaba amparado en la excepción del art. 9.2.b del RGPD. Sin embargo, ahora sostiene que la norma que obliga al registro de jornada no especifica que deba hacerse a través de datos biométricos, por lo que esta excepción ya no sería aplicable.
¿Por qué no es aplicable la excepción del consentimiento explícito en el ámbito laboral para el uso de datos biométricos?
La excepción del art. 9.2.a del RGPD, que se refiere al consentimiento explícito del interesado, no se considera aplicable en relaciones laborales debido al desequilibrio de poder entre empleado y empleador. Además, para que el consentimiento sea considerado libre, se debe ofrecer al empleado otra forma de registro de jornada que no implique el tratamiento de datos biométricos. Al existir alternativas sin uso de datos biométricos, su utilización no pasaría el juicio de necesidad.
¿Qué alternativas existen a fichar con huella en mi empresa?
Con las recientes prohibiciones y restricciones en torno al uso de datos biométricos en el entorno laboral, muchas empresas están buscando alternativas al fichaje con huella digital. Aquí presentamos algunas opciones efectivas y seguras:
Tarjetas RFID: Utilizan tecnología de radiofrecuencia para identificar al empleado. Cada trabajador tiene una tarjeta única que registra su entrada y salida al acercarla a un lector.
Códigos PIN Personalizados: Un sistema simple, pero efectivo donde cada empleado ingresa un código PIN único para fichar. Este método es económico y fácil de implementar.
Aplicaciones Móviles: Existen varias aplicaciones que permiten a los empleados fichar desde sus propios dispositivos móviles. Estas apps pueden incluir funciones como geolocalización para asegurar que el empleado está en el lugar de trabajo, siempre y cuando el dispositivo sea proporcionado por la empresa y el trabajador sea informado.
Códigos QR: Similar a las tarjetas RFID, pero utilizando códigos QR generados en los dispositivos móviles de los empleados que se escanean al entrar o salir.
¿Cómo puedo asegurar la protección de datos biométricos si ya tengo datos recopilados?
Una vez cambiado el sistema de registro de jornada, se deberá proceder a eliminar de la base de datos el dato asociado de la huella/rostro/palma/iris… del trabajador, ya que ese patrón/minucia/hash, es lo que se considera el dato biométrico y lo que las empresas ahora no pueden gestionar.
¿Hay alguna excepción a esta prohibición?
Para el registro de jornada, no hay excepción. En el caso de control de accesos, se tendría que demostrar la necesidad de la implantación de estos sistemas, justificando que es el único mecanismo que se puede aplicar.
La guía de la AEPD sí que indica la siguiente excepción: “Existen tratamientos que implican el uso de sistemas biométricos, distintos a los de control de acceso, como puede ser el participar voluntariamente en una investigación sobre técnicas biométricas de identificación, en los que el interesado podría otorgar el consentimiento de tratar sus datos biométricos libremente”
En la finalidad de dicho tratamiento está el tratar datos biométricos y participar como sujeto de prueba de forma libre implica el tratar los datos biométricos.
¿Qué medidas legales debo tomar para cumplir con esta nueva regulación?
En caso de que su empresa esté utilizando sistemas de registro de jornada mediante datos biométricos (huella/facial/palma/iris…) deberá deshabilitar el sistema e implantar un sistema que no utilice datos biométricos. Además, se deberá proceder a eliminar de la base de datos el patrón/minucia/hash/código asociado a ese dato biométrico del trabajador.
¿Cómo afecta esta prohibición a los contratos y acuerdos existentes con proveedores de sistemas para fichar con huella?
La prohibición del fichaje con huella implica que las empresas necesitan revisar y posiblemente modificar sus contratos actuales con proveedores de estos sistemas. Es esencial evaluar los términos y condiciones existentes para determinar las opciones disponibles, incluyendo la transición a tecnologías alternativas que cumplan con la nueva normativa.
En este contexto, las empresas deben negociar con sus proveedores para encontrar soluciones adecuadas. Esto puede incluir la actualización del sistema existente o la implementación de un nuevo método de registro de jornada. La comunicación efectiva es clave para asegurar una transición fluida y conforme a la ley, manteniendo la eficiencia operativa.
¿Cuál es el plazo para implementar el cambio a otro sistema de fichaje?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su última publicación de la Guía sobre el uso de sistemas biométricos para el control de acceso y fichaje de empleados, no ha especificado un plazo concreto para la implementación de cambios en los sistemas de fichaje existentes. Esto significa que, a falta de un periodo de transición o adaptación explícitamente establecido, se espera que las organizaciones comiencen a aplicar los nuevos criterios y recomendaciones desde el momento en que la Guía fue publicada.
¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con esta prohibición?
El incumplimiento de las normativas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede acarrear sanciones económicas significativas. Las empresas que no respeten los principios básicos del RGPD, especialmente en lo que respecta al tratamiento de datos personales, pueden enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación global anual del último ejercicio financiero, dependiendo de cuál sea mayor.
¿Existe algún apoyo o recurso del gobierno para ayudar en la transición a un nuevo sistema?
Sí, el programa KIT Digital, ofrecido por el gobierno, es un recurso clave para las empresas en transición hacia sistemas de fichaje más modernos y conformes a la normativa actual. Este programa ofrece apoyo financiero, especialmente a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), para facilitar su digitalización.
En este contexto, si tu empresa necesita adaptarse a la normativa que prohíbe el fichaje con huella y está considerando implementar un software de gestión avanzado, nosotros podemos ayudarle a solicitar el KIT Digital gratis.
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