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Implementación del Sistema Interno de Información para Empresas

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Qué es el sistema interno de información y por qué es obligatorio

El sistema interno de información será obligatorio a partir del 1 de diciembre de 2023 para todas aquellas entidades que cuenten con 50 o más personas trabajadoras. Su implementación no es solo un requisito legal, sino también un paso hacia una mayor transparencia y responsabilidad organizacional.

Desde el 13 de junio de 2023, esta obligación ya se aplica a entidades privadas con una plantilla de 250 o más personas trabajadoras, así como a personas jurídicas del sector privado sujetas a regulaciones específicas, como la ley de prevención de blanqueo de capitales. Esta normativa subraya la importancia creciente de contar con sistemas internos robustos para la gestión de información y el cumplimiento de estándares éticos y legales. Cabe recordar que, la implementación de un sistema interno de información también se extiende a las administraciones públicas.

Este sistema busca dar seguridad y protección a las personas que en un contexto laboral o profesional tenga conocimientos de acciones u omisiones que sean constitutivas de infracciones graves o muy graves y puedan ser comunicados mediante un cauce regulado.

La obligatoriedad de este sistema refleja un esfuerzo por parte de los legisladores para fortalecer las prácticas de gobernanza corporativa y promover un entorno de trabajo donde la transparencia y la integridad sean prioritarios. Para las empresas, adaptarse a esta nueva normativa no solo es crucial para evitar sanciones, sino también para fomentar una cultura empresarial basada en la confianza y el respeto por la ley.

¿Cómo implementar un sistema interno de información en mi empresa?

La implementación de un sistema interno de información en tu empresa es un proceso que requiere una planificación y ejecución cuidadosas, no solo para cumplir con la normativa, sino también para evitar posibles sanciones a tu empresa que pueden ascender hasta un millón de euros. A continuación, se describen los pasos clave para lograr una implementación efectiva:

Elección del medio para el Canal Interno de Información: El primer paso consiste en decidir qué medio se utilizará como canal interno de información. Es crucial elegir un medio que permita recibir información de forma anónima y garantice la confidencialidad de la información recibida. Este canal será el medio principal a través del cual se comunicarán las posibles acciones u omisiones que constituyan una infracción.

Consulta con la Representación Legal de los Trabajadores (RLPT): Una vez seleccionado el canal interno de información, es necesario someterlo a consulta de la RLPT. Si tu empresa no cuenta con una RLPT, este paso no será necesario.

Formalización en un acta los acuerdos tomados por el órgano de administración: El siguiente paso es formalizar en un acta los acuerdos tomados por el órgano de administración. Esto incluye la decisión de implantar un sistema interno de información, la elección del canal interno de información, y los nombramientos del responsable y del gestor del sistema.

Redacción de la Política del Sistema Interno de Información: Es fundamental redactar una política clara para el sistema, definiendo los principios de funcionamiento, responsabilidades, procedimientos de gestión de la información, y garantías para las personas implicadas en el procedimiento.

Difusión del Sistema Interno de Información: Finalmente, es importante comunicar a los trabajadores, proveedores y otras partes interesadas sobre la existencia del sistema interno de información y cómo pueden comunicar información a través de él.

Por último, cabe mencionar que, con la implementación de este sistema, se realizarán nuevos tratamientos de datos personales. Por lo tanto, es necesario actualizar los documentos y procedimientos de protección de datos, actualizar nuestro registro de actividades del tratamiento y cumplir con el principio de transparencia, proporcionando información suficiente a los usuarios o afectados por el canal interno de información. Además, si un tercero externo gestiona este canal, se deberá formalizar un contrato de acceso a datos por terceros.

La implementación de un sistema interno de información no solo es un requisito legal, sino también un paso hacia un entorno empresarial más ético y transparente.

ESI Soluciones, tu aliado para la implementación del sistema interno de información para empresas

Ante la inminente fecha límite del 1 de diciembre para la implementación del sistema interno de información, es crucial actuar con rapidez y eficiencia. En ESI Soluciones, entendemos la complejidad y la importancia de esta tarea, y tenemos las herramientas tecnológicas y jurídicas para ayudarte a cumplir con la normativa de manera efectiva.

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Ofrecemos un servicio de consultoría integral para empresas, donde te guiaremos con el único objetivo de estar al día en lo que a las obligaciones legales se refiere.

Si deseas más información sobre cómo implementar un sistema interno de información en tu empresa, llámanos al 976 300 140 e infórmate sin compromiso.

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